Zoho au Canada et au Québec : hébergement des données, taxes, français, Loi 25 et aide locale

Où vos données sont hébergées

Zoho exploite des centres de données à Toronto et à Montréal, et les comptes créés pour le Canada sont servis à partir d'un domaine canadien. Pour les entreprises qui travaillent avec le secteur public, la santé ou la finance, cela répond souvent à la première question d'un client ou d'un vérificateur.

La région se choisit à la création du compte et se change difficilement par la suite. Si votre entreprise a ouvert son compte il y a des années, il se trouve peut-être aux États-Unis. Vérifiez l'adresse à laquelle vous vous connectez. Déplacer un compte existant vers la région canadienne est possible, mais c'est un projet que Zoho doit mener avec vous.

Vie privée : la Loi 25, la LPRPDE et la LCAP

Les entreprises du Québec répondent à la Loi 25 et, au fédéral, à la LPRPDE. L'hébergement au Canada aide, mais ce n'est pas la conformité. Il vous faut encore un responsable de la protection des renseignements personnels, un inventaire de ce que vous détenez et pourquoi, le consentement lorsqu'il est exigé et une marche à suivre pour les demandes d'accès et de suppression.

Zoho fournit les outils : permissions par champ, journaux d'audit, chiffrement des champs sensibles, suivi du consentement dans Zoho CRM, exportation et suppression des données. Quelqu'un doit les configurer.

Pour le marketing par courriel, la LCAP exige le consentement, l'identification de l'expéditeur et un lien de désabonnement fonctionnel. Zoho Campaigns gère le désabonnement et conserve les preuves de consentement. Importer une liste achetée reste illégal, peu importe l'outil.

Taxes de vente, facturation et paie

L'édition canadienne de Zoho Books gère la TPS, la TVH, les taxes provinciales et la TVQ, avec les taux par province et les rapports dont votre comptable a besoin pour les déclarations. Choisissez l'édition Canada à la création de l'organisation, car elle ne peut pas être changée ensuite.

Les paiements de vos clients peuvent passer par des passerelles actives au Canada. Vérifiez lesquelles sont offertes dans votre édition et si elles versent les fonds à votre institution financière.

Zoho Payroll a une édition canadienne, en français et en anglais, qui reporte ses écritures dans Zoho Books. Confirmez qu'elle couvre votre province et les déclarations dont vous avez besoin. Sinon, faites la paie dans un autre outil canadien et reportez-en les écritures dans Zoho Books.

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Le français et les exigences du Québec

Les principales applications de Zoho sont offertes en français, et chaque utilisateur choisit sa langue. C'est important au Québec, où les employés ont le droit de travailler en français. Testez les applications que vous comptez utiliser : la qualité de la traduction varie de l'une à l'autre, et certaines nouveautés paraissent d'abord en anglais.

Ce que vos clients voient doit aussi être en français : modèles de courriel, soumissions, factures, portail client, formulaires et messages de clavardage. C'est votre propre contenu : il se traduit une fois, pendant la configuration.

À vérifier avant de signer

La région des données indiquée à l'inscription et le domaine auquel vous vous connecterez.
L'édition de Zoho Books, réglée sur le Canada.
La téléphonie : quels fournisseurs intégrés à Zoho offrent des numéros canadiens.
La couverture de la paie pour votre province.
La version française de chaque application que votre équipe utilisera tous les jours.

Trouver de l'aide au Canada

Zoho a un bureau et un service de soutien pour le Canada, ainsi qu'un réseau de partenaires partout au pays. Un partenaire configure les applications selon votre processus, transfère vos données, forme votre équipe et reste disponible par la suite.

TECHMA, qui publie ce site, est établie à Québec et travaille avec des entreprises de tout le Canada, en français et en anglais.

Questions fréquentes

Zoho héberge-t-il les données au Canada ?

Oui. Zoho exploite des centres de données canadiens et les nouveaux comptes canadiens peuvent y être hébergés. Les comptes plus anciens peuvent se trouver dans une autre région : vérifiez le vôtre.

Zoho Books gère-t-il la TPS, la TVH et la TVQ ?

Oui, dans son édition canadienne, avec les taux par province et les rapports de taxes pour vos déclarations.

Zoho est-il offert en français ?

Oui. Les principales applications ont une interface en français que chaque utilisateur peut choisir. Vos propres modèles et les textes destinés aux clients doivent être rédigés en français par vous.

Zoho est-il conforme à la Loi 25 ?

Un outil n'est pas conforme à lui seul. Zoho fournit l'hébergement au Canada et les contrôles nécessaires. Votre entreprise reste responsable du consentement, des demandes d'accès et de sa politique de confidentialité.

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