Gestion des dépenses
Zoho Expense : le guide indépendant complet
Zoho Expense remplace l'enveloppe de reçus et le tableur mensuel. Les employés photographient leurs reçus, l'application les lit, les gestionnaires approuvent et la comptabilité reçoit des écritures propres. Ce guide explique ce qu'il fait, quel forfait choisir et comment établir des politiques que les gens suivront.
- Idéal pour
- Les entreprises dont les employés voyagent, roulent ou paient eux-mêmes des frais d'affaires
- Forfaits
- Gratuit, Standard, Premium
- Facturation
- Par utilisateur actif, au mois ou à l'année
- Forfait gratuit
- Oui, jusqu'à 3 utilisateurs
- Fonctionne avec
- Zoho Books, d'autres logiciels comptables, les cartes d'entreprise et Zoho People
Ce que c'est
Zoho Expense gère le parcours d'une dépense d'affaires, du moment où elle est payée à celui où elle est remboursée et comptabilisée. L'employé photographie le reçu, l'application en extrait la date, le montant, le marchand et la taxe, et la dépense s'ajoute à une note de frais.
Les règles de l'entreprise sont intégrées. Vous fixez des limites par catégorie, vous exigez un reçu au-delà d'un montant, vous définissez les taux de kilométrage et les indemnités quotidiennes, et vous choisissez qui approuve quoi. Les dépenses qui enfreignent une règle sont signalées avant d'arriver chez un gestionnaire.
Du côté des finances, les transactions des cartes d'entreprise sont importées et associées aux reçus, les notes approuvées sont remboursées, et tout est exporté ou synchronisé dans le système comptable avec le bon compte et la bonne taxe.
À qui ça convient
Un bon choix quand
- Les notes de frais arrivent en retard, sur papier ou dans des tableurs, avec des reçus manquants.
- Des employés roulent pour le travail et vous remboursez le kilométrage.
- Vous distribuez des cartes d'entreprise et vous courez après les reçus en fin de mois.
- Vous utilisez Zoho Books et vous voulez que les dépenses approuvées soient comptabilisées automatiquement.
Regardez ailleurs quand
- Seul le propriétaire a des dépenses. Une photo de chaque reçu dans le logiciel comptable suffit.
- Vous avez besoin d'un programme complet de voyages d'affaires, avec tarifs négociés et agence de voyages. Vérifiez que les fonctions de voyage correspondent à vos besoins.
Ce que l'outil fait bien
- Saisie des reçus
- Photographiez ou transférez un reçu, et l'application en fait une dépense. Les reçus sont conservés avec l'écriture pour les vérifications.
- Kilométrage et indemnités quotidiennes
- Enregistrez la distance par GPS, sur la carte ou à l'odomètre selon vos taux, et appliquez des indemnités quotidiennes selon la destination.
- Politiques et approbations
- Des limites et des règles par catégorie, par service ou par rôle, avec des circuits d'approbation à un ou plusieurs niveaux.
- Cartes d'entreprise
- Importez les transactions des cartes par flux ou par relevé et associez-les aux reçus, pour que rien ne soit saisi deux fois.
- Remboursement et comptabilité
- Suivez ce qui est dû à chaque employé et synchronisez les dépenses approuvées avec Zoho Books, ou exportez-les vers un autre logiciel comptable.
Éditions et prix expliqués
Zoho Expense se paie par utilisateur actif, c'est-à-dire par personne qui soumet ou approuve dans le mois. Les noms et le contenu des forfaits ont changé avec le temps : confirmez sur la grille de prix de Zoho.
| Édition | Pensée pour | Ce qu'elle ajoute |
|---|---|---|
| Gratuit | Une très petite équipe | Jusqu'à trois utilisateurs, la saisie des reçus, le kilométrage et les rapports de base. |
| Standard | Les petites entreprises qui ont besoin d'approbations | Rapprochement des cartes d'entreprise, plusieurs politiques de dépenses, rôles sur mesure, remboursement direct et intégration comptable. |
| Premium | Les entreprises avec des déplacements et plusieurs services | Réservation de voyages et bureau des voyages, approbations avancées, budgets, indemnités quotidiennes et plusieurs entités. |
Comme la facturation suit les utilisateurs actifs, ceux qui soumettent rarement coûtent peu. Zoho Expense est inclus dans Zoho One.
Comment bien le mettre en place
Écrire la politique de dépenses sur une page
Ce qui est remboursé, les limites, le taux de kilométrage, le délai de soumission et qui approuve. L'outil fait respecter une politique, il ne l'écrit pas.
Associer les catégories à vos comptes
Créez avec votre comptable des catégories de dépenses qui correspondent à votre plan comptable et à votre traitement des taxes de vente.
Connecter la comptabilité et les cartes
Reliez Zoho Books ou votre logiciel comptable et configurez les flux des cartes avant d'inviter les utilisateurs.
Lancer avec l'application mobile
Montrez une seule chose aux employés : photographier le reçu au moment de payer. Tout le reste découle de cette habitude.
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Problèmes fréquents et solutions
Les reçus sont mal lus
Des reçus pâlis ou froissés, des montants écrits à la main. Demandez la photo au moment de l'achat et faites vérifier le montant et la taxe par l'employé.
Les notes sont soumises des mois en retard
Fixez un délai de soumission dans la politique, prévoyez des rappels automatiques et remboursez vite pour donner une raison d'être à temps.
Les taxes sont fausses dans la comptabilité
Les catégories ne sont pas associées au bon traitement de taxes. Corrigez la correspondance, surtout pour les repas et pour les achats faits dans une autre province ou un autre pays.
Ajouter l'IA
La lecture des reçus dans Zoho Expense, c'est déjà de l'IA au travail, et l'outil signale aussi les doublons et les entorses aux politiques.
Un assistant comme Claude ou ChatGPT ajoute une couche d'analyse : quelles catégories augmentent, avec quels fournisseurs vous pourriez négocier, quelles notes sortent de l'ordinaire. Les décisions sur les dépenses d'une personne doivent rester entre les mains d'un gestionnaire.
Questions fréquentes
Zoho Expense est-il gratuit ?
Il existe un forfait gratuit pour quelques utilisateurs, avec la saisie des reçus et le kilométrage. Les approbations et les intégrations demandent un forfait payant.
Zoho Expense fonctionne-t-il avec QuickBooks ou Xero ?
Oui. Il s'intègre à Zoho Books et à d'autres logiciels comptables courants, et il peut exporter des fichiers pour les autres.
Les employés peuvent-ils soumettre leurs dépenses à partir de leur téléphone ?
Oui. L'application mobile saisit les reçus, enregistre le kilométrage et soumet les notes de frais.
Zoho Expense est-il inclus dans Zoho One ?
Oui.
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