Courriel et collaboration
Zoho Mail et Zoho Workplace : le guide indépendant complet
Zoho Mail donne à votre entreprise un courriel à son propre nom de domaine, sans publicité. Zoho Workplace y ajoute le stockage de fichiers, le clavardage, les réunions et les documents. Ce guide explique la différence, le forfait à choisir et la façon d'emménager sans perdre un seul message.
- Idéal pour
- Les PME qui veulent un courriel professionnel à faible coût par utilisateur
- Forfaits
- Forfaits courriel seul, et Workplace Standard, Professional et Enterprise
- Facturation
- Par utilisateur. Les forfaits courriel seul sont facturés à l'année, les forfaits Workplace au mois ou à l'année
- Forfait gratuit
- Offert pour quelques utilisateurs dans certaines régions, avec des limites. À vérifier sur le site de Zoho
- Fonctionne avec
- Zoho CRM, les autres applications Zoho, Outlook et toute application de courriel standard
Ce que c'est
Zoho Mail est un service de courriel d'entreprise hébergé. Chaque personne reçoit une adresse à votre nom de domaine, un calendrier, des contacts, des tâches et des notes, dans le navigateur, sur le téléphone et dans les applications de courriel standards. Zoho n'affiche aucune publicité dans la boîte.
Zoho Workplace est la suite construite autour de cette boîte. Elle ajoute WorkDrive pour les fichiers partagés, Cliq pour le clavardage d'équipe, Meeting pour les appels vidéo, ainsi que Writer, Sheet et Show pour les documents, les feuilles de calcul et les présentations. Elle joue le même rôle que Google Workspace ou Microsoft 365.
Une console d'administration gère les utilisateurs, les groupes, les alias, les règles de sécurité et la conservation. Comme la boîte appartient au même compte que les autres applications Zoho, les courriels s'affichent à côté du bon contact dans Zoho CRM, sans connecteur à part.
À qui ça convient
Un bon choix quand
- Votre équipe utilise encore des adresses personnelles gratuites pour le travail et vous voulez des adresses à votre nom de domaine.
- Vous utilisez déjà Zoho CRM ou Zoho One et vous voulez le courriel dans le même compte.
- Vous payez Google Workspace ou Microsoft 365 et vous n'utilisez presque que le courriel.
- Vous voulez choisir la région où vos données sont hébergées.
Regardez ailleurs quand
- Votre entreprise vit dans les macros Excel, les fichiers Microsoft partagés et Teams. Déplacer seulement la boîte rapporte peu et ajoute de la friction.
- Vos clients et partenaires s'attendent à ce que vous travailliez chaque jour dans Google Docs ou dans des fichiers Microsoft. Les éditeurs Zoho ouvrent ces formats, mais les fichiers complexes ne gardent pas toujours leur mise en page.
Ce que l'outil fait bien
- Courriel à votre domaine
- Des boîtes, des alias, des adresses de groupe et des boîtes partagées sur un ou plusieurs domaines, avec filtrage des pourriels et des logiciels malveillants.
- Calendrier, contacts et tâches
- Des calendriers partagés, la réservation de salles, les contacts et les tâches à côté de la boîte, synchronisés avec les téléphones.
- Administration et sécurité
- La vérification en deux étapes, les règles de mot de passe, les restrictions de connexion, les règles d'acheminement et les journaux d'audit dans une seule console.
- Conservation et recherche légale
- Dans les forfaits supérieurs, nous pouvons garder une copie de chaque message pendant une période définie et y faire des recherches pour une demande légale ou de conformité.
- Applications Workplace
- Les dossiers d'équipe WorkDrive, les canaux Cliq, les appels vidéo Meeting et les éditeurs Writer, Sheet et Show, avec la même connexion.
Éditions et prix expliqués
Vous pouvez acheter le courriel seul ou la suite Workplace complète. Les noms, le stockage et le contenu des forfaits changent de temps à autre et varient selon la région. Confirmez sur la grille tarifaire de Zoho.
| Édition | Pensée pour | Ce qu'elle ajoute |
|---|---|---|
| Forfaits courriel seul | Les entreprises qui n'ont besoin que du courriel | Des boîtes à votre domaine avec calendrier et contacts. Le stockage par utilisateur augmente avec le forfait. |
| Workplace Standard | Les petites équipes qui remplacent une suite bureautique | Le courriel plus WorkDrive, Cliq, Meeting et les éditeurs, avec un stockage de départ. |
| Workplace Professional | La plupart des entreprises en croissance | Plus de stockage pour le courriel et les fichiers, la conservation des courriels et la recherche légale, des réunions plus grandes et plus de contrôles d'administration. |
| Workplace Enterprise | Les entreprises qui ont des exigences de conformité | Le forfait le plus élevé de chaque application, avec des limites et un prix sur mesure convenus avec Zoho. |
Les forfaits peuvent généralement être combinés : les gros utilisateurs reçoivent un forfait plus grand que les utilisateurs occasionnels. Zoho One comprend les applications Workplace.
Comment bien le mettre en place
Ajouter et vérifier votre domaine
Ajoutez le domaine dans la console d'administration et prouvez qu'il vous appartient avec un enregistrement TXT ou CNAME chez votre hébergeur DNS.
Créer les utilisateurs, les alias et les groupes
Créez chaque boîte, puis les adresses communes comme info@ et facturation@ sous forme de groupes ou de boîtes partagées plutôt que d'utilisateurs payants de plus.
Migrer avant de basculer
Utilisez l'outil de migration pour copier les courriels, les contacts et les calendriers depuis Google Workspace, Microsoft 365 ou tout serveur IMAP pendant que l'ancien service reçoit encore le courrier.
Basculer les MX, puis SPF, DKIM et DMARC
Pointez les enregistrements MX vers Zoho, publiez l'enregistrement SPF, activez la signature DKIM et ajoutez une politique DMARC. Lancez une dernière passe de migration pour récupérer les derniers messages.
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Problèmes fréquents et solutions
Nos courriels arrivent dans les pourriels du destinataire.
C'est presque toujours SPF, DKIM ou DMARC. Vérifiez que l'enregistrement SPF nomme chaque service qui envoie pour votre domaine, que DKIM est actif et qu'il n'existe qu'un seul enregistrement SPF.
Certains courriels arrivent encore dans l'ancienne boîte après la bascule.
D'anciens enregistrements MX sont encore publiés ou en cache. Retirez-les, gardez l'ancien service quelques jours et lancez une dernière passe de migration.
Une boîte est pleine ou l'équipe partage un mot de passe pour info@.
Déplacez les vieux courriels vers une archive ou un forfait plus grand, et remplacez les mots de passe partagés par un groupe ou une boîte partagée pour que chacun se connecte sous son nom.
Ajouter l'IA
Zia, l'assistant de Zoho, peut résumer les longs échanges, rédiger et reformuler des réponses et corriger le ton et la grammaire dans la boîte. Ce qui est compris dépend du forfait et de la région.
Le gain le plus important vient du lien avec le reste : un assistant comme Claude ou ChatGPT qui lit une demande entrante, retrouve le client dans le CRM, prépare la réponse et crée la tâche. TECHMA construit ces connexions sur Zoho Mail.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre Zoho Mail et Zoho Workplace ?
Zoho Mail est le service de courriel. Zoho Workplace est une suite qui contient Zoho Mail, plus le stockage de fichiers, le clavardage, les réunions vidéo et les éditeurs bureautiques.
Zoho Mail est-il gratuit ?
Zoho a offert un forfait gratuit pour quelques utilisateurs sur un domaine, avec des limites comme l'accès par le Web seulement. La disponibilité dépend de la région : vérifiez sur le site de Zoho avant d'y compter.
Puis-je continuer d'utiliser Outlook ou l'application de courriel de mon téléphone ?
Oui. Zoho Mail fonctionne avec les applications de courriel standards par IMAP et Exchange ActiveSync dans les forfaits payants, et Zoho offre ses propres applications mobiles.
Allons-nous perdre des courriels pendant le déménagement ?
Non, si l'ordre est respecté : migrer d'abord, basculer les enregistrements MX, garder l'ancien service quelques jours et lancer une dernière passe. Les messages arrivent d'un côté ou de l'autre, jamais nulle part.
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